Cá entre nós, gerenciar o dia a dia do consultório dá trabalho! Lembre-se: para se destacar, o atendimento excelente, a limpeza e o bom relacionamento com colaboradores e parceiros representam apenas o começo. Por isso, é fundamental que você se organize, esteja alinhado com as melhores práticas de gestão e, acima de tudo, tenha como foco a melhor experiência possível para seus pacientes, sempre.
Porém, muitas vezes, as operações diárias tomam muito tempo e é realmente difícil parar e pensar em tudo. Para te ajudar em sua jornada empreendedora, falamos com o Dr. Paco Fazito, especialista em Endodontia, mestre em Administração de Empresas e embaixador da S.I.N. Implant System. Veja, a seguir, 7 superdicas do expert, que vão ajudar você a observar as oportunidades e prever as possíveis dificuldades, para a continuidade e prosperidade do seu negócio:
1 – Elabore um plano de negócios: quanto mais detalhes, melhor!
Para um gerenciamento eficaz, é preciso ter o máximo de controle sobre tudo que acontece na sua clínica. Por isso, é fundamental que você elabore um plano de negócios, essencial para o sucesso de qualquer empreendimento.
Basicamente, o documento reúne informações detalhadas que vão te ajudar a traçar um caminho com foco no crescimento a longo prazo. Legal, né? Análise de mercado, competitividade, estratégias de marketing e projeção de fluxo de caixa são algumas delas.
Muito importante no seu business plan é registrar como seu consultório será gerenciado. Por exemplo, você deve primeiramente listar todos os colaboradores e consultores da sua equipe. Aí entram recepcionistas, dentistas, contadores, agentes de seguros, consultores imobiliários, advogados e fornecedores. Em seguida, atribua suas responsabilidades de trabalho.
Tem, ainda, a parte de descrição dos produtos e serviços, que deve fornecer informações detalhadas sobre tudo o que sua clínica oferece. Inclusive, se você estiver adquirindo um consultório já existente, certifique-se de registrar todas as novas condutas e mudanças no leque de serviços dos que eram anteriormente oferecidos, por exemplo.
E, claro, os objetivos financeiros precisam constar no plano. É nessa seção que você deve estimar a renda projetada para o período inicial de 12 a 24 meses, assim como apontar previsões para o fluxo de caixa e, ainda, como o seu capital inicial deve ser alocado. Ufa, é uma tarefa e tanto, não é mesmo? Mas, acredite: vai fazer toda a diferença!
2- Estabeleça o controle administrativo e financeiro
O consultório é uma empresa e, como tal, precisa ter o controle do fluxo de caixa. Além dos cuidados com o regime tributário, você precisa estar atento às obrigações comerciais, trabalhistas e previdenciárias do consultório. Nesse sentido, o profissional de contabilidade é fundamental paraa sustentabilidade do negócio. Afinal, com este suporte, você estará caminhando sobre bases bem estruturadas e, assim, suas preocupações com problemas emergenciais serão minimizadas.
Nunca é demais lembrar: um dos principais erros cometidos pelos dentistas empreendedores é a não separação entre as contas pessoais e as do negócio. Sabia que essa é uma tarefa essencial para a saúde financeira e sustentabilidade de qualquer empreendimento? Só para você ter uma ideia, quando as contas são misturadas, o controle financeiro fica defasado, dificultando a análise do faturamento assim como o cálculo de lucratividade, o que pode até causar prejuízos.
No mais, avalie de perto suas despesas. Faça o controle de estoque, elabore um plano de redução de perda de materiais e negocie com fornecedores. Para isso, é preciso que você esteja informado sobre o mercado, pois, assim, terá elementos para conseguir negociações mais proveitosas, viu?!
3 – Tenha um software de gestão odontológica
Com tantos detalhes para se preocupar, é interessante que você faça uso de um software de gestão odontológica. Essa ferramenta otimiza a gestão da clínica, levando em conta as necessidades contábeis e administrativas: gera relatórios, organiza e personaliza sua agenda de trabalho, realiza pagamentos e ajuda até mesmo no controle de estoque. Acredite: o sistema pode melhorar sua produtividade e aumentar a lucratividade do seu negócio. Demais, né?
Outra vantagem dos softwares é que eles podem concentrar informações sobre o que os pacientes esperam em seu tratamento durante a próxima consulta, incluindo o histórico das visitas anteriores. Isso garante o gerenciamento eficaz do seu público, mas também permite que você administre tempo e recursos com maior prudência.
E tem mais: normalmente, esses dados podem ser acessados de qualquer dispositivo, seja um PC, tablet ou celular.
4 – Encontre bons profissionais e invista neles
Para que as metas de sua clínica sejam alcançadas, não basta que estejam bem estabelecidas. É necessário, principalmente, que sejam executadas por pessoas capacitadas e engajadas. Por isso, é preciso que você encare os recursos humanos como uma das prioridades do negócio e invista na educação continuada da equipe. Para começar, vale investir em um processo seletivo bem feito, focado na busca de profissionais alinhados com o seu propósito.
E detalhe: muitos empreendedores têm a tendência de centralizar tudo, mas isso é um erro. Saber delegar é bem importante. Não só para otimizar o seu tempo no dia a dia, mas também para garantir a maior eficácia de todo o fluxo de trabalho. Pense nisso!
5 – Seja um bom gestor de equipe
Colaboradores felizes são mais produtivos. Para começar, crie uma lista de valores – como comunicação, integridade e trabalho em equipe – que definam a cultura do seu consultório, para que todos entendam o que é esperado.
E que tal investir em treinamentos? Igualmente imprescindível é o reconhecimento e recompensa aos profissionais, sempre que possível.
Faça reuniões regulares para dar feedbacks e não se esqueça de utilizar o senso de humor e descontração quando for apropriado. Só para você ter uma ideia, costumamos passar mais tempo com os colegas do que com nossos próprios familiares, não é? Pois, então, o clima leve e acolhedor vai fazer da sua clínica um lugar agradável e estimulante para se trabalhar. Não tem coisa melhor, concorda?
E vale a pena, também, manter um canal aberto com seus colaboradores. Para um ambiente em constante evolução, esteja disposto a ouvir críticas e sugestões. Com tudo isso, naturalmente haverá um maior engajamento na execução das atividades e todos sairão ganhando!
6 – Esteja atualizado: faça boas leituras!
Um bom gestor está em constante aprimoramento. Para ajudar na administração do seu consultório, recomendamos os livros de Philip Kotler, considerado o guru do Marketing. Em suas obras, é possível encontrar insights interessantes para você colocar em prática táticas de fidelização de clientes.
Tem também as obras de Michael Porter, professor da Harvard Business School, que é outro nome forte da área. Os ensinamentos dele vão lhe oferecer uma boa base sobre estratégias de negócios e competitividade. E não deixe de conferir os conteúdos de Celso Orth, consultor na área de saúde há mais de vinte anos, que é autor de vários materiais sobre gestão em Odontologia.
7 – Cuide do marketing da sua clínica
Conhece aquele ditado “o que não é visto, não é lembrado”? Essa é a mais pura verdade. Assim, é importante que você tenha um website e marque presença nas mídias sociais. Afinal, em um mundo cada vez mais conectado, a maior parte dos pacientes fazem buscas online antes de tomar a decisão de procurar um dentista.
Vale lembrar que ações de fidelização com o objetivo de estreitar o relacionamento com seus pacientes atuais são fundamentais. Uma ótima forma de fazer isso é mantendo seu público atualizado sobre tudo que acontece na clínica, por meio do envio de e-mails marketing. E que tal investir em um blog? Isso vai aumentar, e muito, sua presença no Google.
Tem também o Google Meu Negócio, importante ferramenta virtual. Além de gratuito, é supereficiente, já que funciona como um hub onde o paciente encontra todas as informações essenciais sobre sua clínica, como localização, horário de funcionamento e avaliações!
Quer saber mais? Confira o curso “Marketing Odontológico” disponível no Implantat, nosso habitat educacional, sob orientação da expert Thaísa Passos, nossa gerente global de marketing. Clique aqui.
E aí, gostou deste artigo? Nós, da S.I.N. Implant System, estamos aqui para ajudar você a conquistar o máximo sucesso no seu dia a dia como dentista. Para conferir outras dicas sobre o mundo dos implantes, siga nossas redes sociais: Facebook e Instagram e também nosso canal no YouTube.
