A gestão do consultório odontológico engloba muitos processos e, se existe algo que merece atenção especial é o estoque. Isso mesmo! Sabemos que existe uma quantidade incrível de produtos necessários para o bom funcionamento de qualquer clínica, desde os diversos materiais do dia a dia, como luvas e máscaras faciais até materiais especializados, como implantes dentários e resinas para a confecção das restaurações. O gerenciamento dos itens utilizados na rotina requer paciência e organização. Conte com nossas dicas para melhorar sua gestão com facilidade. O consultor de hoje é o Dr. Samuel Aguiar, Mestre em Implantodontia e Embaixador da S.I.N.
Entendendo a importância do estoque organizado
Com o controle sobre o estoque, o Dentista evita passar por uma situação nada confortável: deparar-se com a falta de algum material no momento do procedimento. Além disso, quando se tem um olhar cuidadoso para o estoque, o profissional previne que produtos fora da validade sejam inutilizados sem nem mesmo terem sido usados. Por fim, mas não menos importante: manter o estoque sempre limpo e arrumado, com caixas organizadoras identificadas, torna o dia a dia do consultório mais prático e eficaz. Ou seja, só vantagens, concorda?
Ter um responsável dedicado facilita tudo
Designar uma pessoa para gerenciar o estoque e solicitar suprimentos é uma excelente forma de se organizar. Afinal, dessa forma, existem menos chances de algo ficar de fora do pedido e, além disso, o profissional designado também poderá estabelecer uma relação de confiança com seus fornecedores, o que pode ajudar a fechar os melhores negócios e conhecer novos produtos.
Uma dica de ouro é orientar a pessoa responsável a utilizar softwares odontológicos para a gestão do fluxo dos itens do estoque. Mas, na dificuldade de utilizar um software, a planilha do Excel costuma ser suficiente para ter tudo sob controle.
O inventário é fundamental!
Para manter as informações do estoque organizadas, é fundamental fazer um inventário regularmente, ou seja, checar a quantidade e a validade de todos os insumos, a fim de garantir que nada vai faltar.
Anota aí: esse documento (o inventário) associado à agenda de procedimentos vai dar uma previsão de quando e como esses materiais serão utilizados, minimizando problemas no estoque. E também possibilita que o Dentista tenha um maior controle do giro de capital do seu consultório.
Criando um manual
É altamente recomendável que o Dentista faça uma espécie de manual que registre onde os produtos são encomendados, o orçamento do pedido e as datas específicas de compras, além das informações de contato, cronogramas de pagamento e como realizar quaisquer solicitações especiais. Isso garante que, na ausência do profissional designado para controle do estoque (seja em função de férias), o processo continue fluindo sem problemas.
Otimizando o fluxo de caixa
Fazer pedidos maiores com menos frequência ajuda a economizar tempo e dinheiro, já que pedidos mais volumosos costumam ter um desconto mais generoso. Que tal pensar nisso e procurar fazer o menor número possível de pedidos? Para isso, é preciso analisar a periodicidade de reposições que o estoque precisa e negociar a entrega de insumos com os fornecedores na regularidade mais adequada para o seu uso, com entregas programadas.
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O que vimos neste artigo:
1. De que maneira o controle rigoroso de estoque evita prejuízos financeiros e falhas no atendimento ao Paciente?
Reflita sobre como o monitoramento constante impede a falta repentina de insumos no meio de procedimentos e previne o desperdício por perda do prazo de validade de produtos caros.
2. Qual é a vantagem operacional de ter um colaborador responsável pela gestão de insumos e pelo uso de softwares ou planilhas?
Avalie o impacto de centralizar os pedidos com um responsável direto para construir relacionamentos com fornecedores, negociar melhores prazos e manter o registro contínuo do fluxo de entrada e saída.
3. Como o alinhamento entre o inventário regular e a agenda de procedimentos otimiza o giro de capital do consultório?
Pense em como cruzar a previsão de consultas e cirurgias com a quantidade de materiais em prateleira ajuda a planejar compras assertivas sem imobilizar caixa desnecessariamente.
4. Por que a criação de um manual de processos e o planejamento de compras programadas fortalecem a gestão da clínica?
Considere os benefícios de padronizar as rotinas de pedidos para cobrir ausências da equipe e de negociar compras em maior volume com entregas fracionadas para obter melhores descontos.
